Dette er tredje artikkel i en serie under overskriften, ”Gangen i en omstillingsprosess”. I denne tredje artikkelen tar jeg for meg; Operative kostnader, SWOT, kundetilfredshetsundersøkelser, operasjon slank bedrift og oppsigelser. Med 2-3 ukers mellomrom vil det komme flere artikler i denne serien.

Gangen i en omstillingsprosess III

Nyheter 18, May 2010

Resultatet blir sjelden bedre enn målet og er ikke målet tilstrekkelig høyt har en ikke noe å strekke deg etter. Uten klare- og godt kommuniserte mål, brutt ned på delmål til hver enkelt medarbeider, vet ikke medarbeiderne hva som forventes og i hvilken retning de skal gå, skriver Ola Kleiven styreleder og eier av Anoco Management AS.

  

Operative kostnader

Selv om DB i utgangspunktet ser pent ut så ta allikevel en kritisk gjennomgang. Det kan ligge inntekter der som ikke er direkte relevante for selve produktomsetningen. Jeg husker spesielt godt et produktomsetnings bidrag som ved første øyekast så svært hyggelig ut, men hvor inntektene i hovedsak kom som dagleieinntekter fra industri gassflasker. Kapitalkostnadene for flaskeparken, dersom de da ikke allerede var avskrevet, var postert under aktiverte investeringer og fremsto således ikke som varekost.

Søk alltid rasjonelle rutiner, prosesser og beslutninger. Effektiviser rutiner, prosesser og beslutningsveier. Avklar grensesnitt, ansvar og myndighet og utfør til daglig bare det som er absolutt nødvendig. Alt annet som forstyrrer fokus og konsentrasjon, stjeler tid og må derfor kuttes ut.

SWOT – strength, weakens, opportunity and treats

Sterke og svake sider, muligheter og trusler:

SWOT analyse – styrke, svakhet, muligheter og trusler er et utmerket verktøy for å måle og kartlegge både sine egne og konkurrenters styrke, svakhet, muligheter og trusler. Ved en slik analyse er det ikke bare lett å avsløre eventuelle begrensninger, men også muligheter til å se styrke og muligheter. Etter at en har fått med alle momenter og har consensus om disse, gjelder det da å vedlikeholde og utvikle de sterke sider, forbedre de svake, utnytte mulighetene og eliminere eller tilpasse seg til truslene.

Kundetilfredshetsundersøkelser

Ved spørreskjemaer og i arbeidsgrupper vurderes bedriftens egne interne oppfatninger av seg selv, mot et tilsvarende utvalg av representative kunder og markedets oppfatning ved nettbaserte utspørringer om hva bedriften står for, samt hvilke kjøpskriterier som legges til grunn for beslutningen. Ta produktkvalitet, leverings- grad/tid, service, leverandørnavn (totalkvalitet) mot pris. Er det stort avvik i oppfatning har bedriften et problem. Avklar misforholdet, anpass intern organisasjonen og bestem deg for satsingsområde. På områder hvor bedriften er svak er det kanskje lønnsomt ”å selge ut” området til andre som har bedre forutsetninger. I beste fall får du betalt for varelager/ produksjonsutstyr og kunderegister og du kan konsentrere dine ressurser der hvor dine forutsetninger er bedre.

Operasjon “slank” bedrift

Ledelse

For implementering i en omstillingssituasjon er det viktig å ha nøkkelfolk rundt seg som forstår hva som må gjøres. Det finnes unntak, men som oftest er ikke eksisterende ledergruppe trenet i dette, i så fall hadde ikke situasjonen oppstått. Det beste er å bringe inn nye medarbeidere som en har jobbet med tidligere og som en vet hva står for, eller finne andre som har den rette mentalitet og ryggrad for gjennomføring. Gå aldri på kompromiss med kvalifikasjonene til disse da du som toppleder aldri blir bedre enn summen av ditt team. Forutse krisesituasjoner og ha alternative planer i øverste skuff. Jeg har for eksempel i begivenhetsrike tider hatt en oppdatert og ferdig skrevet pressemelding liggende, ikke sendt, men klar til å sendes ut. Den er bare for det tilfelle at bedriften får pågang fra media og da raskt og ubesværet kan gi en saklig informasjon slik at medias egne spekulasjoner unngås så langt som mulig.

Vær bevisst på bruk av symboler. Ved kutting av kostnader er eksemplets makt viktig og helt avgjørende for din troverdighet. Tar du for eksempel bilen fra en medarbeider, mens du selv kjører firmaets hvite Mercedes, vil det oppleves som urettferdig. Da får en heller ikke aksept for andre nødvendige tiltak. En motsatt og positiv signaleffekt kan være å starte prosessen ved hjelp av ett spann latex for å male opp fabrikkantinen eller ved å rydde ute område, finpusse plenen og male portstolpene, noe som er synlig og som alle ansatte har glede av.

Løs problem og se muligheter. Dvs. at en må løse og legge problemene bak seg for å kunne konsentrere seg om fremtidens muligheter. Det er heller ikke noen løsning på sikt å jobbe mere, men derimot smartere. I en omstillingsperiode må en imidlertid være innstilt på ekstraordinær innsats fra alle impliserte.

Gi klar informasjon om beslutninger, basert på hardt arbeid og høye mål. Det er viktig at alle vet hva som forventes og hvilket ansvar som hviler på hver og en. Det må arbeides målbevisst og hardt da det ikke finnes noen smarte snarveier i det virkelige liv. Resultatet blir sjelden bedre enn målet og er ikke målet tilstrekkelig høyt har en ikke noe å strekke deg etter. Uten klare- og godt kommuniserte mål, brutt ned på delmål til hver enkelt medarbeider, vet ikke medarbeiderne hva som forventes og i hvilken retning de skal gå.

Oppsigelser

Bakgrunnen for at omstilling er nødvendig er at bedriften og dens ledere og medarbeidere ikke har foretatt nødvendig forandring i forhold til sine omgivelser. Det innebærer gjerne at en del ledere som skulle vært pådrivere har stivnet. For å skape mulighet for omstilling må disse omplasseres, eller hvis det ikke er mulig, må de sies opp. Ved omplassering eller oppsigelser oppstår alltid egne spekulasjoner og mye uro i korridorene. Uansett hvor godt du vurderer situasjonen og forbereder oppsigelsene vil de det rammer føle seg urettferdig behandlet. Motiver ved å gi mye informasjon om resultater, både historiske så vel som dagens og med fokus på fremtidig muligheter og potensial. Benytt tillitsmannsapparatet og de ansattes representanter for å implementere dine synspunkter og mål. Igjen er eksemplets makt viktig. Ta aldri noen lett populær vei, men gjør det som er nødvendig for den fremtidige drift av bedriften. Hensikten er at bedriften skal bli levedyktig og ikke forbli ”et daghjem for voksne”. Prosessen må imidlertid ikke strekkes ut i tid for da mister du tillit og du vil ikke lykkes med å komme igjennom. 

Det går nemlig ikke an å hoppe over en kløft i to hopp. Man må ha tilstrekkelig fart og ta tilstrekkelig sats til å klare dette i ett hopp.  Tilsvarende gjelder for en omstillingsprosess. For enkelte bedrifters tilfelle har det imidlertid gått så langt at det trenges et kvantesprang, og da kan prosessen bli kritisk.

De som blir oppsagt må ut av bedriften så fort som mulig slik at de ikke virker/forblir negative miljøskapere og slik at en ny positiv kultur så snart som mulig kan få grobunn. Det er ikke alltid at bedriften er tjent med å pålegge en oppsagt arbeider arbeidsplikt og det kan ofte være det beste med umiddelbar fristillelse fra arbeidsplikten.

Kravene for prosessene rundt nedbemanning og minimumskompensasjon ved oppsigelser er fastlagt i arbeidsmiljøloven.

Tags: , , , , , , ,